为进一步落实上级文件精神，注重来访团组成效，现根据《南京信息工程大学外事接待管理办法（修订）》，梳理外事接待流程和办事指南供各学院参考。
各学院收到接待任务后，按照以下流程准备接待活动：
1.拟定接待计划 提交报备申请
根据外事接待管理办法要求，详细填写《南京信息工程大学部门外事接待登记表》（附件1），明确来访时间、来访人员名单和来访目的；同时提供填写完整的来访人员信息采集表（附件2）。
根据来访人员的类别和层级确定有关领导和人员参加，拟定接待安排表报所在院领导审核，外方团组有校级领导的，请提前一个月左右与国际处外事科联系58699852或58235101，经协商后需要校领导会见的，国际处会提供《接待日程安排表》（附件3）让学院填写，并同时提供重要来访人员的背景资料（附件4）。
2.接待前准备
1) 明确会见场地。一般外宾来访的会见安排都在外宾接待室429，请通知所在学院的负责人着正装出席，提前十分钟左右到达接待室，并注意外事接待礼仪。（需校领导会见的接待团组）
2) 由学院负责联系的来访团组，需核实来访人员信息，是否有变动，确定拟抵达时间，是否需要安排车辆去接，同时根据来访人员级别确定拟前往接机或接站人员。
3) 与相关参与会见人员联系，确定我校参会人员名单，制作席卡。
原则：接待外宾，全体参会人员席卡为英文，我方人员为汉语拼音，姓在前，名在后，姓全部大写，如ZHANG San。港澳台地区人员来访，一律采用中文简体制作席卡。制作席卡时需再三核对人员信息，避免汉语多音字等拼写错误。
4) 做好会谈现场记录和拍照，根据需要适当宣传来访成效。
5) 会场记录人需及时提供会见纪要（附件5），确定后续合作的具体联系人，并定期报备国际处。
3.涉外活动需填写表格
根据学校保密办要求，我校所有涉外活动均需要报备，原则上无校方领导出面接待的团组由相关学院报备国际处后负责安排相关接待活动，并填写相关表格,具体要求请咨询国际处58699852。
附件2-来访外籍人员信息采集表Information Form for Foreign Vistiors.xlsx
国际合作与交流处
2019年5月
