根据《南京信息工程大学外事接待管理办法》（校发[2018]185号）文件要求，所有外籍专家和教师不论来访时间长短、来访目的为何，学院都应提前一个月根据来访性质填写《南京信息工程大学短期外国专家来访审批表》（表1）、《江苏省学校及其他教育机构邀请外籍人士短期来访审批表》（表2）、《外籍专家和教师数据库》（表3）、《南京信息工程大学部门外事接待登记表》（表4）、《南京信息工程大学外事接待审批单》（表5）并报送国际处。同时，针对所有来访外籍专家都须提供电子版《来访外籍人员信息采集表》（表6）。
来访性质可按照以下分类：
来访性质和要求 | 需要填写的表格 | 联系人 |
普通来访 | 表1（纸质1份），表6（电子） | 周老师（58695667） 002019@nuist.edu.cn |
普通来访需《被授权单位邀请函》 | 表1（纸质1份），表2（电子），表3（电子），表6（电子） | 周老师（58695667） 002019@nuist.edu.cn |
普通校际访问 | 表1（纸质1份），表6（电子） | 周老师（58695667） 002019@nuist.edu.cn |
表4（纸质1份） | 马老师（58699852） 1825945421@nuist.edu.cn | |
校级校际访问需校领导接待 | 表1（纸质1份），表6（电子） | 周老师（58695667） 002019@nuist.edu.cn |
表4（纸质1份），表5（纸质1份） | 马老师（58699852） 1825945421@nuist.edu.cn |
