因公出访FAQ常见问题

2023.02.24

一、关于出国审批问题

 1.哪些情况下需要办理因公出国（境）审批手续？

答：我校所有教职工（包括普通老师、科员、处级及以上领导）出国执行各类任务均需要办理因公手续，除非是教师本人自费出钱出国旅游、探亲等个人事务。无论是教师自己的科研经费还是学院的专项经费，只要是需要通过学校财务处报销的经费一律属于因公出国，需要办理因公出国。若经费由邀请方承担，只要出访时间占用正常上班时间，均需办理因公出国手续。如自行因私出国将根据学校相关管理规定处理。

出访时间为3个月以下办理《任务批件》后持因公护照出访，出访时间3个月以上办理《任务批件》后可持因私护照出访。

 2.我校出国（境）需要提交哪些材料？

答：我校自2020年获批外事自主审批权后，学校可自主审批除校领导以外的教职工因公出访事务。出国（境）申请全部实现电子化、无纸化办公，不需再提交纸质版材料。

出国（境）申请人只需在外事工作服务系统中填写申请材料即可。

操作流程请参照《外事工作服务系统使用流程说明》和《教职工因公出国（境）管理系统用户操作手册（2023版）》。

 3.申请出国都有哪些流程？

答：申请人收到邀请函—外事服务系统提交申请材料—所在学院和相关职能部门审核—公示—出具任务批件—办理护照签证—正常出访—回国后交还护照、回国登记材料等至国际处。

 4.需要提前多久申请？为什么需要这么长时间？

答：一般至少提前两个月，美国最好提前三个月。

办理出国（境）申请手续需要先走学校审批流程，每个环节的流转都需要时间。另外，办理护照、准备签证材料、送办签证等都需要留足充分的时间。

 5.为什么要提供邀请函的翻译件？

答：因为不同国家的语言不同，所以根据公文的行文需要，所提供材料若不是中文，则需提供相应的中文翻译件。

二、关于护照问题

 1.我暂时没有出国任务，也没有因公护照，想先办一本因公护照备用，可以吗？

答：不可以。因公护照必须办理审批手续并获得出国任务批件后才能申请办理。若无因公出访任务，不可办理因公护照。

 2.出访时间很紧，我可以持因私护照出国吗？

答：原则上不行。执行公务活动必须按照规定持因公护照出访。特殊情况下，必须报请相关部门和领导批准才可以。

 3.我有因公护照，可以直接办签证吧？

答：不行。对于已经持有因公护照且在有效期的出国人员，由于每次出访的时间和任务不同，按照规定，均需在省外办的护照系统里办理验照手续后方可办理签证。所以要求每位出国申请者无论是否持有有效期内护照均需提供***复印件和照片。

 4.我收到邀请信比较晚，又没有因公护照，办护照肯定来不及了吧，我就持因私护照出来吧，回来再补办申请手续可以吗？

答：这种情况是不允许的。因公出访需提前提出申请，必须先有任务批件才能出访，不能事后补办手续。因为事后已经没有出访任务需求也不存在出访的必要性。

 5.我护照快过期了，还需要重新办理吗？

答：出访时间距离护照有效期不足八个月的，需重新办理新护照，流程跟第一次办理因公出国（境）手续相同。

 6.办理护照申请提交材料后还需要做什么？

答：因公电子护照需要采集指纹，所以等审批流程结束，国际处会通知申请人携带***原件到国际处（培训楼S327）办公室录指纹，无需再去江苏省政务大厅办理。

 7. 新办护照照片需要在哪里拍摄?

答：因公护照照片需至定点照相馆拍摄，并于校内审批手续结束前完成。出访成员可前往江苏省具有采集因公电子照片的照相点（查询照相点网址：http://mrtdephoto.cn/sysuser/city_selzxd.action）采集照片，或前往省外办通过自助照相设备自助采集生物信息，采集成功后即可获得照片回执，请务必按照回执上的20位数字编号向外事科老师提供准确的照片编号。切记照片编号不可有误，否则将影响证照办理。学校附近定点照相馆地址：六合区扬子十七村市场门面房5号，扬子十七村照相馆，电话：18921414856

三、关于签证问题

 1.签证要求和签证表在哪里下载？

答：江苏省出国签证服务中心网站上可查询下载世界各国的因公签证要求和签证表。

网址：http://www.visajs.com/

 2.如何填写签证申请表？

答：不同国家的申请表均不太一样，而且申请表的填写要求经常发生变化，请以江苏省出国签证服务中心网上更新的各国签证要求进行填写，不确定之处可咨询国际处外事科58699852。

 3.预约美国面谈的时间能否提前？

答：因公赴美签证的预约是由省外办统一预约的，我省因公赴美面谈的时间一般在每周三上午。国际处无权决定面谈时间。

 4.领馆通知我采集指纹或面谈的时间我确实无法前往，能否推迟重新预约？

答：一般情况下，领馆通知的时间不可随时推迟，如果递交签证申请材料后确实有事情不能前往，请提前告知国际处，我处会在省外办提交签证申请时跟省外办人员提出推迟时间。但是确实因无法抗拒的因素导致不能如期前往的，需第一时间联系国际处，我处负责与省外办沟通另约时间，但是由此导致签证可能无法正常办理或无法如期出访的后果请申请人知晓，并自愿承担后果。

 5.办理签证都需要去上海按指纹吗？

答：不同国家的签证要求不同，目前办理的需要采集指纹的国家有英国、申根国家、加拿大等。

 6签证办理时间需要提前多久？

答：签证办理时长依据各个国家的使领馆要求而定，最快的可能为2-3个工作日，也有的国家需要10-15天。如果美国签证被调查，时间一般在一个月以上，有时甚至长达几个月不等。

 7.机票价格瞬息万变，签证还没出来，我能先定机票吗？

答：原则上要求是签证办理完结后才订机票，一般我们的建议是先预留位置，等签证出来再出票。

四、关于回国后手续

 1.回国后，我的因公护照能自己留存吗？

答：不能。按照护照管理的相关规定，因公护照属于国家财产，出国任务执行完毕后须于一周内交至国际合作与交流处统一保管。逾期不交者将按照《南京信息工程大学因公护照、赴港澳通行证收缴及管理办法》执行相应惩罚措施。

 2.回国后需要履行什么手续，提交哪些材料？

答：回国后需在一周内交还因公护照，并在外事服务系统--教师因公出国(境)管理--总结上报板块提交相应的总结材料。

 3.出国费用财务报销需要哪些材料？

答：按照出国申请时提交的预算表，整理所有相关票据，在外事服务系统--教师因公出国(境)管理--财务报销板块，填写相关费用明细，国际处审核后，教师下载打印后即可按照正常程序到财务处报销。

五、关于持有绿卡教师的出国手续说明

根据国家和省里相关规定，持有国外绿卡的人员只有在前往绿卡发卡国的情况下允许持其本人绿卡出访，但是出国任务批件需要正常办理，不需要办理因公护照和签证。如果前往非绿卡发卡国，其出国手续和普通中国公民一样正常办理。我校多年来一直按照相关要求为持有绿卡的教师正常办理出国任务批件。

    另外，绿卡持有人办理因公护照不会影响其持有绿卡的权利，更不会导致其失去绿卡资格或永久居民身份。